Procédure : Politique de traitement des données

Conformément à la loi de protection des données à caractère personnel, l’association AETCI-PACA se dote d’une politique écrite de gestion de ces données.

Principes généraux :

Nous nous engageons à ne transmettre aucune donnée personnelle à des tiers. Les données recueillies sont exclusivement destinées à la gestion de l’association et de ses activités. L’association veille à ce que les organismes sous traitants respectent bien ces principes et s’assure dans la mesure du possible que le traitement des données personnelles est correctement sécurisé par ces organismes.

Elle veille aussi à ne pas demander de renseignements qui ne soient strictement nécessaires à l’activité considérée.

Elle recueille le consentement des personnes concernant le recueil et le traitement de ces données personnelles, et met en place les moyens pour les supprimer ou les corriger si l’intéressé en fait la demande.

Elle limite strictement l’accès à ces données, qui est réservé aux membres du bureau de l’association (Président, Trésorier).

L’association gère cinq flux distincts de données personnelles: - Le fichier des adhérents

- Le fichier des inscriptions aux formations

- Les dossiers des formateurs

- les listings des contacts des participants et sympathisants.

- Le réseau whatsapp « TCI Solidaire », remplacé à partir du 7 février par le réseau TCI solidaire sur SIGNAL

1. Le fichier des adhérents :

Il est géré par une seule personne : le trésorier de l’association qui conserve les données indispensables : nom, prénom, adresse mail, téléphone, situation vis à vis de la cotisation à l’association sur fichier papier)

Lorsque la personne ne renouvelle pas sa cotisation, ses données sont conservées pendant un an, puis supprimées du fichier des adhérents pour rejoindre celui des personnes formées à la TCI. Les données sont stockées sur l’ordinateur de l’association et sauvegardées sur clé USB dédiée. Les dossiers papier sont conservé dans des classeurs fermant à clé.

La demande de suppression des données se fait par envoi d’un simple mail à l’adresse du trésorier (chapuisjm@ymail.com) ou à celle de l’association (aetci.paca@gmail.com) ou par appel téléphonique.

2. Le fichier des inscriptions aux formations :

Les demandes de pré-inscription se font sur le site internet de l’association (https://www.aetcipaca.com/programme-paca/formation-tci).

Avant de renseigner les éléments nécessaires à la préinscription, le consentement de la personne est recueilli .

Les données sont stockées sur le serveur Webnode et accessibles à tout moment par l’administrateur du site.

Les demandes de renseignements complémentaires sur le traitement des données personnelles sont à adresser à l’adresse mail spécifiée sur le formulaire de pré-inscription (aetci.paca@gmail.com).

Les données recueillies sont celles qui sont strictement indispensables à la pré-inscription (nom, prénom, adresse mail, téléphone et statut professionnel / bénévole / associatif de la personne (nécessaire à la tarification).

Le site hébergeur du site aetci-a4v.eu, à savoir Webnode garantit que les données personnelles stockées sur le serveur ne sont en aucun cas divulguées à des tiers, sauf en cas d’enquête des pouvoirs publics dans les conditions encadrées par la Loi.

La suite du processus est gérée exclusivement par la personne responsable des inscriptions aux formations.

Les données recueillies comportent les renseignements sur l’employeur nécessaires à la prise en charge par les organismes financeurs, la convention de formation et en plus des données recueillies par la préinscription, l’adresse postale pour envoi des documentations papier et la facturation.

Le tout est stocké sur l’ordinateur de l’association, avec sauvegarde sur clé USB dédiée et conservation des documents papier.

La sécurité des données est assurée comme suit :

- Piratage : mot de passe à l’ouverture et protection par antivirus et pare feu.

- Perte des données : les données de pré-admission peuvent être récupérées sur le site internet. Les autres données sont sauvegardées sur clé USB dédiée et dans les dossiers papier.

A tout moment de ce processus la personne peut demander par e-mail ou par téléphone la suppression ou la rectification de ses données. (chapuisjm@ymail.com)

Au delà de ce traitement initial, qui aboutit à l’inscription de la personne en formation, son adresse mail est ajoutée à une liste de diffusion gérée par le responsable des inscriptions, dans le but de faire connaître les événements pertinents : intervisions, organisation des modules de formation, informations sur les groupes existants, invitation à répondre aux questionnaires de satisfaction « à froid », suivis de l’activité des groupes de parole. Les listes de diffusion sont mises en cci.